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Checkliste: So führst du erfolgreich ein Kassensystem in deinem Salon ein

Friseure und Kosmetik Institute stehen oft vor der Qual der Wahl. Der Dschungel an Anbietern und undurchsichtiger Kostenstruktur machen es nicht immer einfach. Unser Checkliste zur Auswahl eines Termin- und/ oder Kassensystems für hilft euch bei der Orientierung.

 

1. Bedarfsanalyse durchführen

  • Welche Funktionen benötigst du wirklich? (z.B. Terminplanung, Kasse, Kartenzahlung, Kundenkartei etc.). Tipp: Lass dich nicht blenden, sondern sei dir im Klaren, was du wirklich brauchst.

2. Kosten und Gebühren vergleichen

  • Prüfe die Lizenzgebühren, versteckte Kosten und Transaktionsgebühren. Sind die Kosten transparent (z.B. auf der Homepage)?
  • Achte bei Rabatten, ob diese immer oder nur im ersten Jahr gelten.
  • Schau dir auch hohe Einmalkosten an – z.B. für die Einrichtung des Systems oder Schulungskosten.
  • Im Falle von Kartenzahlung solltest du prüfen, ob Stornos (also Rücküberweisungen) auch Gebühren verursachen.
  • Achte auch auf überteuerte Hardware und ob man dir Tablets oder PCs „andrehen“ will. Vergleiche dann die Kosten mit den Originalpreisen und achte darauf, keinen langfristigen Leasingvertrag einzugehen.

3. Rechtliche Anforderungen und Steuerberaterfragen beachten

  • Woher kommt das System und nutzt es ein deutsches bzw. europäisches Rechenzentrum?
  • Erfüllt es die Richtlinien der Kassensicherungsverordnung wirklich (z.B. TSE richtig eingebaut)?
  • DSGVO: Gibt es beispielsweise ein Löschkonzept und wie ist der Umgang mit Daten?
  • Bietet der Anbieter Sicherheitsmechanismen zum Schutz der Daten (Backups) und auch Schutz für dich durch z.B. 2 Faktor Authentifizierung?
  • Sind alle Daten vorhanden inkl. Vorkontierung für den Steuerberater?

4. Kompatibilität prüfen

  • Ist das Kassensystem mit deinem bestehenden Equipment kompatibel?
  • Hast du noch einen alten Drucker oder Laptop, der weiter verwendet werden kann?

5. Mitarbeiter schulen

  • Plane Schulungen ein, um den reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Diese Schulung können Online oder vor Ort sein. Das macht eigentlich keinen Unterschied. Wichtig ist, dass du welche bekommst und / oder dich selber intensiv mit dem jeweiligen System beschäftigst.

6. Support und Updates sicherstellen

  • Wie gut ist der Support des Anbieters?
  • Werden regelmäßige Updates angeboten?
  • Ist der Support eher „Vertrieb“ oder sind dort wirklich Leute mit Ahnung, die dir zur Seite stehen können?